Obrigatoriedade de emissão de faturas eletrónicas no âmbito dos contratos públicos

A obrigatoriedade de adoção de fatura eletrónica, foi uma medida imposta pela Comissão Europeia, através da Diretiva 201/55/EU, de 16 abril de 2014. Esta diretiva, é dirigida a todos os fornecedores das Administrações Públicas, e tem como objetivo a harmonização do processo de faturação entre estados-membros, maior controlo e rastreabilidade dos documentos financeiros, maior eficiência e respeito ambiental.

A transposição da medida atrás referida, foi efetuada para a legislação portuguesa, primeiramente para o código de contratos públicos (111-B/2017, artigo 299B), e posteriormente para o Decreto-Lei 123/2018, de 28 dezembro.

No sentido de dar cumprimento à legislação em vigor, a qual determina que as entidades públicas devem assegurar um mecanismo que permita receber e processar faturas eletrónicas, de todos os fornecedores que estejam obrigados ao envio das mesmas, conforme indicações definidas no Decreto-Lei 14-A/2020, a EDIA está apta a receber faturas via EDI (troca eletrónica de dados).

De acordo com as regras recentemente comunicadas e em vigor, todos os fornecedores são obrigados a emitir faturas eletrónicas, de acordo com os seguintes prazos:

• Desde 1 de janeiro de 2021, para as grandes empresas; e
• A partir de 1 de janeiro 2024, para micro, PMEs e entidades públicas enquanto entidades cocontratantes, no âmbito de procedimentos de contratação pública.

Esta obrigação está presente no Código dos Contratos Públicos e obriga os fornecedores da Administração Pública a emitir todas as faturas às entidades do setor público em formato eletrónico. Excluíram-se os contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança e os contratos celebrados por ajuste direto simplificado (contratos inferiores a 5.000 euros).

Isto significa que, de acordo com a nova legislação, a partir de 1 de janeiro 2024 as faturas em formato PDF deixam de ser aceites como fatura eletrónica no âmbito da contratação pública, devendo ser tidas em conta, as consequências para eventuais incumprimentos nesta matéria.

Uma fatura eletrónica, de acordo com a Diretiva da UE sobre a faturação eletrónica nos contratos públicos, é uma fatura emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado. Com isso, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública. Assim fatura em formato PDF não é considerada fatura eletrónica, por não cumprir as normas europeias.

Se a vossa empresa já se encontra apta a emitir faturação eletrónica, através de uma solução Saphety, pode iniciar o envio da fatura eletrónica de imediato.

Se a vossa empresa já trabalha com um operador EDI, e pretende usar essa rede para o envio de faturas, sendo a plataforma diferente da utilizada pela EDIA, então deverá solicitar ao seu parceiro que proceda ao pedido de interoperabilidade a fim de estabelecer a ligação à plataforma do nosso parceiro tecnológico/operador de EDI, a Saphety, através do email helpdesk@saphety.com.

Reforça-se que depois de 30 de dezembro de 2023, o recebimento das faturas será através da faturação eletrónica EDI, não sendo possível aceitar as faturas enviadas no formato PDF ou papel, devendo constar sempre, na fatura a emitir, o nº de compromisso evitando desde logo que a mesma seja devolvida.

Recomenda-se que não deixe esta questão para os últimos dias, sob pena de não ser possível a todos os envolvidos criar os mecanismos necessários ao bom cumprimento deste processo.

Agradecemos a colaboração, ficando ao dispor para qualquer esclarecimento adicional.

Endereço de e-mail para contacto: efatura@edia.pt 

Nota: A faturação eletrónica nos contratos públicos foi adiada para 31 de dezembro de 2024

O prolongamento deste prazo, que terminava no dia 31 de dezembro de 2023, estava previsto na lei do Orçamento do Estado para 2024, tendo sido promulgado pelo Presidente da República.
Assim, o prazo de implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos, pelas micro, pequenas e médias empresas foi prorrogado até 31 de dezembro de 2024.
Para as grandes empresas, esta obrigação entrou em vigor a 1 de janeiro de 2021.